Aimful. Mieux préparer les réunions de travail à l’avance

Comment mieux organiser vos réunions de travail à l’avance pour éviter de perdre du temps et rendre les réunions plus courtes, mieux ciblées, plus efficaces.

C’est à ce Graal bien connu de tous ceux qui souffrent de réunionite que tente de s’attaquer Aimful. Une application qui va se connecter à votre agenda pour vous aider à coordonner les préparatifs de votre prochaine réunion de travail.

Doter son planning de réunions d’un outil efficace pour réussir les préparations

Rien de pire qu’une réunion non ou mal préparée. Perte de temps, perte d’efficacité, perte de confiance… les dégâts peuvent être importants. Avec Aimful, vous allez pouvoir inciter les participants à préparer leur prochaine réunion et vérifier que tout est en ordre le jour J.

Aimful se présente sous la forme d’une extension pour Chrome qui va intégrer l’outil au sein même de votre agenda. De ce fait, toute réunion calée dans votre agenda va se voir dotée de fonctions supplémentaires. La réunion sera ainsi accompagnée d’un programme et d’objectifs. Vous pourrez y voir les invités et surtout interagir avec eux en amont de la rencontre.

Demander que chacun prépare les réunions

Si vous avez besoin que les personnes viennent préparées à votre prochain meeting, sinon la réunion n’aurait aucun sens, vous allez pouvoir indiquer que la réunion nécessite un travail préalable. Cette option informera tous les invités qu’ils doivent se préparer. Vous pouvez même solliciter individuellement certains d’entre eux avec des demandes spécifiques.
En plus de cela, vous pouvez demander aux invités de confirmer à l’avance qu’ils ont terminé leur travail de préparation.

Aimful offre aussi un moyen de communication simple via un système de mentions. Vous pourrez poser des questions, préparer, lister les attentes, résoudre les problèmes de manière asynchrone. Les utilisateurs de Aimful seront notifiés dans leur calendrier, les non-utilisateurs recevront un courriel. À noter que l’outil vient de sortir une mise à jour qui permet d’interagir via Slack.

Très pratique, vous pouvez faire appel à un système d’automatisation pour les tâches récurrentes en amont de la réunion. Des sortes de flux de travail qui vont vous faire gagner du temps. Par exemple :

• Demander aux invités d’envoyer des sujets avant chaque réunion récurrente.
• Ajouter une note privée avec un rappel avant ou après les réunions.
• Être alerté si un participant important n’a pas accepté votre invitation.

On réutilise facilement une préparation pour de futures réunions. Si votre dernière réunion s’est très bien déroulée et que votre préparation ne nécessite que de petites mises à jour, vous pourrez la réutiliser et la modifier selon vos besoins. Malin.

Une fois tout ce travail réalisé, une petite lumière verte s’affiche sur votre agenda en face de votre réunion programmée pour vous indiquer que vous avez bien travaillé et que la réunion est prête.

Vous pouvez utiliser Aimful pour gérer un maximum de cinq réunions par mois. Pour une dizaine d’euros vous ferez sauter cette limite.