Beenote. Rendre les réunions plus efficaces

Beenote est un outil en ligne très complet qui offre une solution tout-en-un pour gérer vos réunions d’équipe de l’ordre du jour au compte rendu final. Au-delà de la logistique elle-même, Beenote cherche à faire évoluer vos pratiques pour vous faire gagner en temps et en efficacité.

Beenote

Beenote pourrait bien y parvenir en proposant toute une série de fonctions très pratiques qui vont structurer le temps que tous nous consacrons aux réunions dans nos organisations. Cet outil va vous accompagner avant, pendant et après les réunions en ne laissant rien dans le flou pour permettre à tous les participants de préparer une réunion et de suivre les décisions prises.

La plateforme vous permet tout d’abord de bien préparer vos réunions avec un modèle d’ordre du jour clair et documenté. Vous allez pouvoir déterminer clairement les différents objectifs et en informer tous les participants par mail pour qu’ils puissent préparer les différents points.

Ensuite pendant les réunions elles-mêmes, vous allez pouvoir aborder les différents points et prendre des notes. Elles seront ajoutées au compte rendu final. Vous pouvez même enregistrer tout ou partie de la réunion si vous le souhaitez pour une réécoute ultérieure des moments importants façon aide-mémoire. Beenote propose un chrono pour décompter le temps que vous avez prévu de consacrer à chaque point.

Beenote tableau

Durant la réunion, vous allez assigner les tâches aux membres de votre équipe. Pour chaque tâche déléguée, il y a une ou plusieurs personnes responsables. Vous pourrez ainsi vous assurer du suivi de ces tâches après la réunion. Pratique.

Beenote est aussi particulièrement efficace dans la gestion des comptes-rendus. Vous allez économiser du temps dans leur rédaction. Le compte-rendu d’une réunion sur Beenote se génère automatiquement. Il ne vous restera qu’à l’envoyer par mail aux participants. L’ensemble des comptes-rendus de toutes vos réunions resteront ensuite disponibles sur la plateforme. Utile pour rechercher une information ou un point abordé en réunion.

Difficile de lister ici toutes les options proposées par Beenote, vous pouvez par exemple créer des réunions récurrentes, attacher des documents à un ordre du jour, gérer les présences ou encore obtenir toute une série de statistiques sur la tenue et l’efficacité de votre travail en équipe. Au registre des curiosités Beenote vous propose d’innover en vantant un nouveau type de réunion; les walking meetings. Des réunions marchées qui selon Beenote, outre le fait qu’elles sont bonnes pour la santé, sont aussi plus efficaces. Pour cela vous utiliserez les applications mobiles de l’outil disponibles sur iOS et Android. Sur votre ordinateur, Beenote fonctionne depuis n’importe quel navigateur.

Beenote mobile

Vous pouvez utiliser et tester Beenote gratuitement avec quelques limitations. Si vous l’adoptez par la suite vous pourrez les lever en vous acquittant d’un abonnement d’un peu moins de 8 EUR par mois et par utilisateur.

Lien: Beenote

 

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